Introdução
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Fornecedores
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Princípios e Diretrizes
Princípios para área e Suprimentos da Bayer S.A.
A Área de Suprimentos é responsável pelo abastecimento da empresa com bens e serviços, adquiridos em condições economicamente favoráveis, na qualidade exigida, e que levem em consideração a preservação do meio ambiente.
Deve-se ter em mente uma boa relação custo-benefício para toda a cadeia de suprimento. Além do preço e da qualidade dos produtos, também o serviço de entrega e o aspecto do meio ambiente devem ser considerados.
Compras com uma boa relação custo-benefício baseiam-se na premissa de que existem vários fornecedores potenciais. Fornecedores monopolistas e de oligopólio devem ser colocados em posição de concorrência através de um eficiente marketing de compras.
O número de fornecedores deve limitar-se ao adequado. Neste sentido deve se considerar, entre outros, os aspectos ecológicos.
O fechamento dos contratos de fornecimento é feito por Suprimentos. As chamadas de materiais podem ser feitas tanto por Suprimentos quanto pelos requisitantes.
O mercado em que a Área de Suprimentos atua é internacional. As empresas pertencentes ao Grupo Bayer deverão ser integradas, sempre que possível, de forma a otimizar as compras do grupo.
Não se admitem transações especulativas.
Os fornecedores têm o direito de serem tratados de forma justa e correta. A companhia tem sempre exigências iguais em relação aos seus fornecedores. Estes correm o risco de serem excluídos da lista de fornecedores aprovados, se tentarem influenciar as decisões tomadas pelos compradores da Bayer S.A. por meio de presentes que vão além dos padrões normais de mercado de cortesia e atenção.
Diretrizes para área de Suprimentos da Bayer S.A.
As diretrizes a seguir regulamentam as atividades da Área de Suprimentos e podem ser complementadas por instruções de trabalho mais detalhadas.
- 2.1 Requisitante Cliente Interno
Os requisitantes da Área de Suprimentos são tanto os clientes internos, quanto as companhias com as quais Suprimentos tem contratos de prestação de serviços e de fornecimento.
As atividades da Área de Suprimentos só podem ser exercidas em benefício da empresa, se houver um trabalho conjunto, em espírito de parceria, entre requisitante e Suprimentos. Além de uma boa relação custo-benefício no fornecimento de bens e serviços, os clientes internos tem direito a uma boa orientação, informações e total apoio na tomada de decisões como, por exemplo, o make or buy. Para o cumprimento destas funções, Suprimentos precisa da cooperação dos requisitantes. Isto pressupõe uma comunicação clara de objetivos e estratégias, bem como informações detalhadas sobre os processos e a estrutura de custos.
Além de requisitar os materiais a tempo, é importante avisar prontamente a Área de Suprimentos sobre quaisquer mudanças no prazo e quantidades, principalmente se estas alterações possam influenciar a negociação.
A Área de Suprimentos é responsável pelo gerenciamento dos custos e pelo monitoramento da eficiência dos procedimentos de compra. Os custos dos serviços de Suprimentos deverão ser atribuídos aos clientes internos, de acordo com sua origem. - 2.2 Estrutura Organizacional
As funções de Suprimentos são desempenhadas pelos respectivos setores de compras, conforme estabelecido no organograma da Área. - 2.3 Mercado
Os chefes de produtos e compradores são responsáveis por manter ou criar concorrência eficiente no mercado no qual operam. Novos fornecedores nacionais e internacionais devem ser examinados e utilizados quando for adequado. Os critérios ecológicos devem ser sempre considerados, bem como as Diretrizes sobre a Atuação Responsável.
Os compradores coletam e registram os dados dos mercados onde atuam, tais como: preços e sua evolução, fornecedores atuais e potenciais, produtos e desenvolvimento de produtos, além de projeção de capacidade instalada e de capacidade utilizada.
Todas as ferramentas necessárias para coletar informações relacionadas a Suprimentos e ao marketing de compras devem ser utilizadas.
Estas podem ser:
- Estratégias das Áreas de negócios.
- Análise estratégica de compras.
- Pesquisa de mercado.
- Contatos com fornecedores.
- Contatos com colegas dentro do Grupo Bayer.
- Publicações dos fornecedores (inclusive certificados de qualidade, relatórios e declarações sobre o meio ambiente, revistas internas da companhia, relatórios da empresa).
- Feiras, exposições, literatura técnica, bancos de dados externos.
- Bancos de investimento, relatórios de corretores.
- Participação em associações de classe e instituições específicas do ramo.
- Contatos com autoridades.
Deve-se fazer cotações com diferentes fornecedores, observando os critérios relativos à qualidade e ao meio ambiente. O número de ofertas depende do valor e da urgência do pedido, da situação do mercado e do trabalho envolvido no benefício esperado.
As ofertas serão tratadas de forma confidencial. Todo o processo que envolve o fornecimento deverá ser considerado na avaliação das ofertas.
As ofertas recebidas, a sua avaliação e os motivos da decisão da compra deverão ser documentados. Os contratos terão bases jurídicas claras. Erros evidentes dos fornecedores não devem ser usados em vantagem da Bayer.
Quando a avaliação das ofertas mostrar dois fornecedores igualmente adequados, critérios estratégicos, tais como negócios recíprocos e aspectos sobre o meio ambiente, poderão ser usados para a tomada da decisão final.
Deverão ser acordadas datas de entrega firmes.
Pedidos de compras e mudanças em pedidos devem ser feitos por escrito ou via eletrônica. Pedidos verbais preliminares deverão ser confirmados por escrito. Será observada a regulamentação interna relativa a assinaturas ou liberações eletrônicas.
O número de pedidos de pequeno valor deve ser reduzido. Assim, sempre que possível, requisições de materiais iguais terão pedidos globais.
Dependendo da necessidade, serão exigidas confirmações dos pedidos de compras e estes serão conferidos.
Suprimentos negociará junto aos fornecedores o cumprimento dos prazos de entrega requeridos pela Bayer.
As não-conformidades devem ser informadas à Área de Suprimentos, imediatamente após a constatação das irregularidades em formulário específico (RMNC), garantindo o cumprimento das exigências legais para o atendimento da reclamação. O processamento subsequente da reclamação é uma responsabilidade do planejamento (requisitante), que envolverá as áreas de Suprimentos, Contabilidade e Jurídica, conforme o caso.
Suprimentos monitorará o processamento das reclamações junto aos fornecedores e manterá o requisitante informado.
Não são admitidos pedidos particulares em nome ou por conta da Bayer S.A.
A compra de bens e serviços pressupõe a existência de descrições dos serviços e especificações. Estas devem ser neutras, por princípio, em relação a qualquer fornecedor.
A qualidade requerida será determinada através de um trabalho conjunto entre o cliente interno, a Área de Suprimentos e os possíveis fornecedores – se necessário, com a ajuda de especialistas internos. Questões ambientais serão tratadas junto às áreas internas.
Os compradores deverão procurar, no mercado, alternativas econômicas mais favoráveis e novos desenvolvimentos, chamando atenção para os padrões de qualidade habituais na indústria. Impor padrões específicos da companhia, em regra, gera aumento dos preços. Estas diferenças devem ser identificadas pelos compradores e demonstradas aos clientes internos.
Em atenção ao meio ambiente, atribui-se cada vez mais importância ao uso de matérias primas de recursos renováveis, quando devidamente aprovadas na Bayer S.A.
Os compradores são responsáveis por providenciar e documentar os dados necessários para as suas atividades, como :
- Descrição dos serviços e especificação técnica. - Normas de inspeção - Ficha de segurança. - Informações sobre produtos perigosos. - Normas de embalagem e entrega. - Dados relevantes ao meio ambiente.
A qualidade deve ser alcançada por meio de procedimentos isentos de erros e o objetivo é reduzir o número de controles, minimizando, assim, os custos em toda a cadeia de fornecimento. Os métodos para atingir este objetivo incluem normas de inspeção, certificações ou auditorias em fornecedores, ou até acordos de qualidade assegurada com os mesmos.
A área de Suprimentos está integrada no sistema de Gestão da Qualidade da Bayer S.A.
Todos os processos de compras devem ser constantemente otimizados, tanto em qualidade, quanto em custo.
Todos os colaboradores da Área de Suprimentos representam a companhia através do seu comportamento e apresentação pessoal. Os interlocutores deverão ser tratados com a educação necessária, bem como com a distância adequada. A negociação deve ser objetiva e formal. O tema comercial deve ser apresentado de forma clara e consistente. A confidencialidade das informações deverá ser garantida. Os gerentes e seus funcionários contribuem para que as metas estabelecidas pela sua unidade organizacional sejam atingidas. Isto exige:
- Compromisso pessoal de todos os colaboradores.
- Disposição para aperfeiçoamento das qualificações pessoais, incluindo qualidade, meio ambiente e segurança.
- Mobilidade e flexibilidade por parte dos colaboradores.
- Capacidade para trabalhar em equipe.
- Disposição para melhoria contínua nos processos de trabalho bem como
- Estilo de gerenciamento cooperativo, e com vistas aos resultados.
- Cumprimento dos princípios de gerenciamento pela chefia.
Para garantir um cooperativo trabalho em equipe na Área de Suprimentos, os colaboradores devem sugerir melhorias. A companhia fornece alternativas para isto, como, por exemplo, círculos da qualidade, banco de idéias, etc.
Os compradores devem garantir que possam ser contatados a qualquer momento, durante o horário comercial.
Quaisquer relações de parentesco ou particulares com fornecedores, bem como quaisquer interesses de capital ou outros em empresas fornecedoras, devem ser imediatamente comunicados ao Diretor da Área de Suprimentos.
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